İşyerinde herbirimizin günlük yapmak ile yükümlü olduğu görevler vardır. İş tanımı gereği kimsenin bize yapmamızı söylemediği fakat bizim yapmakla yükümlü olduğumuz görevler mevcuttur. Mesela, eğer bir mühendis iseniz, çalıştığınız projenin mühendislik hesaplamlarını, matematik ve fizik kurallarına göre yapmanız gerektiğini kimse size söylemez. Çünkü bunun başka yolu yoktur ve buna uymak zorundasınızdır. Düşünsenize, patronunuz size email atıyor ve projedeki tüm hesaplamaların fizik kuralları çerçevesinde yapılmasını istiyor? Böyle bir email almazsınız. Çünkü eğer mühendis olarak işe alındıysanız, patronunuz sizin farbrika ayarları gibi otomatik olarak bütün problemlere matematik ve fizik kuralları çerçevesinden bakacağınızı bilir. Bunu size hatırlatmak için email atmaz. Email atarsa eğer, sizin matematik ve fizik kurallarına uymadığınızı ve işten kovulduğunuzu bildirmek için atar. Peki hangi durumlarda işyerinde email alırız ve bu email’lere nasıl cevap vermeliyiz?
Email’ler genelde toplantı, bilgilendirme ve problem olduğunda ortaya çıkar ve gelen email’leri aşağıda belirttiğim gibi cevaplamanız, işyerinde faydanıza olacaktır.
1.) Email’lere cevap verme süresinin genelde yarım gün veya 4-5 saat içinde olması idealdir. Eğer email’lere hemen alır almaz cevap verirseniz, insanlar sizin işinize konsantre olmadığınızı, email’lere cevap vermek için oldukça zamanınız olduğunu düşünür.
2.) Cevap verme hızınızı, emailin kimden geldiğini göz önünde bulundurarak ayarlayın. Eğer firmanın CEO’sundan email aldıysanız yarım saat içinde cevap yazmalısınız. Sizden daha aşağıda rütbesi olan birinden email aldıysanız, ertesi gün de email’e cevap verebilirsiniz.
3.) CC’lenmiş email’lere cevap verirken hemen atlamayın. Bu sizin olayları gözlemlemeden, kontrolsüzce hareket ettiğinize işarettir. İlk önce izleyin ve diğerleri nasıl cevaplar veriyor ona göre kendi konumunuzu belirleyin.
4.) Şirket ile ilgili çok önemli bir konuda, sizin fikriniz email üzerinden sorulmuşsa eğer, email’i atan kişiye cevap vermeden önce yüz yüze görüşün. Olayı derinlemesine anlamaya çalışın. Çünkü email’de her zaman anlatılmak istenen bütün detayları ile anlatılamaz ve içerik kaybolabilir. Ayrıca önemli konularda vereceğiniz cevaplar email’de kayıt altına alınacağından daha sonra başınızı ağrıtabilir.
5.) Çok sık ve uzun cevap vermeyin. Daha az ve içi dolu cevaplar, anlatmak istediğinizi daha net ve güçlü şekilde karşı tarafa iletir.
6.) Eğer email’e cevap verirken bu cevabınızın başkaları tarafından bilinmesini istiyorsanız, o kişileri de CC listesine ekleyin. Herkes bu şekilde olaydan haberdar olur. Bazı durumlarda da, emailine cevap verdiğiniz kişinin diğer kişilere haber verdiğinizi bilmesini istemiyorsanız o zaman da BCC seçeneğini kullanın.
